Archivo Nacional: la memoria del país celebra su día

Si los documentos que resguarda la institución se pusieran en fila uno tras otro, se obtendría una línea de más de 18 km

¿Qué viene a su mente cuando escucha la palabra “archivo”? Algunos pensarán en el acta de la Independencia; otras, en estantes llenos de documentos y alguien más recordará cuando visitó una institución pública para localizar un documento estratégico. Los archivos cumplen una función muy relevante en la sociedad y por eso hay un día especial para celebrarlos, el 9 de junio, Día Internacional de los Archivos.

En Costa Rica, la institución rectora en la materia es el Archivo Nacional, que sirve a los costarricenses desde 1881. Adentro de las instalaciones de ese edificio redondo, que para muchos remite a un platillo volador, se coordina el Sistema Nacional de Archivos, se ayuda a controlar el quehacer notarial en Costa Rica y se preserva el patrimonio documental de los costarricenses.

24 mil

visitación aproximada de Archivo Notarial

Cuando una persona se presenta a una cita médica requiere que su expediente aparezca completo; al momento de jubilarse es fundamental que haya un registro documental de los años de trabajo y quien desee investigar las decisiones de las autoridades públicas deberían poder acceder las actas de sus Juntas Directivas sin dificultad. Estos son algunos ejemplos de cómo los ciudadanos se vinculan con los documentos que producen las instituciones públicas del país.

Con el fin de que este proceso camine de la mejor forma, el Archivo Nacional desarrolla el papel de ente rector del Sistema Nacional de Archivos, mediante el cual se fiscaliza el quehacer archivístico de más de 300 instituciones que lo conforman. En este sentido, en el último año se asesoró a 84 archivos centrales o de gestión y se realizaron tareas de inspección en otros 79, con el objeto de verificar el cumplimiento de la Ley 7202 y su Reglamento.

En la imagen se aprecia dos funcionarios dando atención al cliente en el Archivo Notarial.
El servicio al cliente es un tema relevante para la institución.

Además de esta función, la institución ayuda a controlar el ejercicio del notariado en Costa Rica. Esto implica el resguardo y facilitación de los protocolos e índices notariales del país. Los  documentos con fecha anterior a 1960 se consultan en el Archivo Histórico y los que tienen fecha posterior, están disponibles en el Archivo Notarial.

Como parte de los esfuerzos de la institución por aprovechar la tecnología, aquellos protocolos entregados en fecha posterior al 15 de noviembre de 2012, se pueden revisar en el sitio web de la institución.

En el último año se consultaron más de 10 mil imágenes por esta vía.  El Archivo Notarial es el más consultado  de los tres que alberga la institución, con una  visitación anual aproximada de 24 mil personas. ¿Qué información relevante puede localizar una persona en un protocolo? Solo para citar algunos ejemplos, en este documento queda constancia de compras  y ventas, de matrimonios civiles o del otorgamiento de testamentos.

En la fotografía, funcionaria del Archivo Histórico revisa un documento.
Los materiales que ingresan al Archivo Histórico deben tener declaratoria de valor científico cultural.

Finalmente, se encuentra la función de resguardar y facilitar el patrimonio documental del país. “El patrimonio documental pertenece a todos los costarricenses”, es una frase que se repite con frecuencia en las visitas guiadas por la institución. Más de 8 km. de documentos históricos están disponibles en la Sala de Consulta de este archivo y constantemente ingresa nuevo material con valor científico cultural.

En el último año se recibieron 85 transferencias que incluyen manuscritos y libros del archivo personal de Carlos Luis Fallas y materiales de Clodomiro Picado, así como documentos de la Corporación Bananera Nacional, del Liceo de Costa Rica y de la Gobernación de Limón.   Además, se declararon patrimonio documental más de 8 mil metros lineales de documentos, producidos por 39 instituciones públicas.

Con el paso del tiempo es cada vez mayor al aprovechamiento de la tecnología para acercar el patrimonio documental a los usuarios. A la galería de documentos que ya estaba disponible en el sitio web, se sumó a principios de 2015 la digitalización completa del Fondo José Fidel Tristán y de la mitad de la Colección de Fotografías, aproximadamente, integrada por más de 200 mil imágenes.

En la fotografía escolares con liras participan en acto de celebración de independencia, un las afuertas del edificio del Archivo Nacional.
El edificio del Archivo custodia el patrimonio documental de Costa Rica.

Además, la Institución está comprometida con el aumento continuo de registros en sus bases de datos. En el último año las bases aumentaron en 226.874 registros, para alcanzar un total de 2.277.367 a disposición del público. Además, se continúa con la digitalización de protocolos notariales, documentos de mapas y planos y del fondo

¿Por qué es importante que un país tenga un buen sistema de archivos? Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional, lo explica: “si no hay archivos bien organizados, no hay forma de que ni el Estado ni los ciudadanos se puedan defender. Por ejemplo, solo así el Estado puede cobrar adecuadamente los impuestos. Desde otra perspectiva, ¿cómo se defiende un ciudadano cuando le pierden los documentos y no se puede pensionar? ¿y cuando extravían su expediente médico?   Los archivos también son fundamentales como testimonio de lo que ha hecho un Estado o una institución pública. Usted necesita archivos organizados si quiere hacer un análisis retrospectivo de alguna situación, tomar decisiones adecuadas con valor administrativo y legal, o bien garantizarle al ciudadano el pronto acceso a la información pública”.

Acérquese a la fiesta. Celebración del Día Internacional de los Archivos

Artículo escrito por Maureen R. Herrera Brenes, Coordinadora de Proyección Institucional, Archivo Nacional

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